Interview mit unserer Schulsekretärin Frau Vix
Stellen Sie sich bitte kurz unseren Leserinnen und Lesern vor.
Mein Name ist Monika Vix. Ich arbeite seit 22 Jahren als Sekretariatskraft in der Verwaltung der Albert-Schäffle-Schule.
Womit sind Sie zurzeit im Sekretariat überwiegend beschäftigt?
Momentan sind wir vorrangig mit der Vorbereitung des Infoabends am 16. Januar 2018 beschäftigt. Wir verschicken Plakate an Werkrealschulen, Realschulen, Arbeitsämter und Gemeinden, aktualisieren Informationsblätter zu den einzelnen Schularten und Texte zur Veröffentlichung in den Mitteilungsblättern der Gemeinden. Dies ist ein wichtiger Termin für interessierte Schüler und Eltern, an dem sie unsere Schule und ihre Bildungsgänge kennenlernen können. Vor allem haben Interessierte die Gelegenheit, an diesem Abend Fragen direkt an unsere Abteilungsleiter und Lehrkräfte zu stellen und die Unterrichtsräume zu besichtigen.
Welche Aufgaben fallen in einem Schulsekretariat an?
Die Aufgabenbereiche sind vielfältig. Wir haben eine Vielzahl an Kommunikationspartnern und damit verbundene Anforderungen. Wir kümmern uns um Belange der Schüler und Lehrkräfte, unterstützen die Schulleitung und die Abteilungsleiter, stehen in Kontakt mit verschiedenen Ämtern und Sachgebieten im Landratsamt, dem Regierungspräsidium Ausbildungsbetrieben und Lieferanten. Außerdem archivieren wir schulische Unterlagen. Hinzugekommen ist die Ersthelferausbildung meiner Kollegin Karin Aschenbrenner.
Seit wann arbeiten Sie in der ASS?
Mein erster Arbeitstag an der ASS war der 1. März 1995.
Warum sind Sie Sekretärin geworden?
Ich suchte eine neue Aufgabe, die ich in Vollbeschäftigung ausüben konnte. Da ich selbst an der ASS 1974 mein Abitur gemacht habe und die Schule mir gefallen hat, habe ich mich für die Stelle beworben. Ich habe mich von Anfang an der Schule wohlgefühlt. In den ersten Jahren meiner Tätigkeit waren sogar noch Lehrer an der Schule, bei denen ich bereits Unterricht hatte. Das hat mir den Einstieg erleichtert.
Welche Tätigkeit verrichten Sie am liebsten im Sekretariat?
Es sind nicht einzelne Tätigkeiten, sondern es ist die Vielzahl an abwechslungsreichen, verantwortungsvollen und immer wieder neuen Aufgaben, die mir gefällt. Zudem arbeite ich sehr gerne mit Menschen zusammen.
Was sind die größten Herausforderungen für Sie im Sekretariat?
Die Türen zum Sekretariat und zur Schulleitung stehen tagsüber jedem offen. Wir sind für jeden erreichbar. Das verursacht natürlich auch häufige Arbeitsunterbrechungen, die konzentriertes Arbeiten erschweren. Zu den Pausenzeiten entsteht oft eine hohe Geräuschkulisse, wenn mehrere Telefongespräche geführt werden, das Telefon klingelt und gleichzeitig Gespräche mit Besuchern geführt werden.
Die größte Herausforderung ist der Umgang mit persönlichen Schicksalsschlägen, z. B. mit schwerer Krankheit und dem Tod. Dies bezieht sich sowohl auf Schüler als auch auf Lehrer oder andere am Schulleben Beteiligte. Unsere Schule macht besonders aus, dass die Gemeinschaft die Betroffenen in solchen Fällen auffängt.
Im Sekretariat klingelt pausenlos das Telefon, sowohl die Schulleitung als auch die Lehrer und die Schüler kommen täglich mit Anliegen zu Ihnen und gleichzeitig warten zahlreiche administrative Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch. Wie gelingt es Ihnen dabei stets die Ruhe, den Überblick und die Freundlichkeit zu bewahren?
Unterbrechungen im Arbeitsablauf gehören zur Tätigkeit Bei uns stört niemand. Das Sekretariat ist nun mal die Kommunikationszentrale, der Anlaufpunkt für Schüler, Lehrer und Eltern. Nach so vielen Jahren kommt natürlich auch eine gewisse Routine hinzu, so dass man nicht gleich „aus der Bahn geworfen wird“. Man lernt mit der Zeit mit Stresssituationen umzugehen und Prioritäten zu setzen.
Welche Voraussetzungen sollte man als Schulsekretärin erfüllen?
Im Bereich der persönlichen Fähigkeiten: Belastbarkeit, Einfühlungsvermögen, Organisationsfähigkeit, Verschwiegenheit. Des Weiteren benötigt man die Fähigkeit, auf Menschen zuzugehen. Man muss zuverlässig sein und Freude an den Arbeitsabläufen haben, die an einer Schule anfallen.
Sie arbeiten nun seit 22 Jahren an der ASS. Was hat sich in dieser Zeit hier verändert? Sehen Sie diese Veränderungen eher positiv oder negativ?
Es hat sich in vielen Bereichen etwas verändert.
In der Schule hat sich ein Generationenwechsel im Lehrerkollegium und in der Schulleitung vollzogen.
In der Umgebung wurde der Anbau der Nachbarschule erstellt und der Krankenhausneubau errichtet. Unser Schulgelände wurde umgestaltet und das Parkhaus wurde gebaut.
Im Hinblick auf die Schüler: Durch das Internet hat sich vieles verändert. Informationen sind schnell und jederzeit abrufbar. Schüler können wichtige Daten selbst von zuhause abrufen, wie z.B. den Stunden- und Vertretungsplan. Neu ist auch das Online-Anmeldeverfahren BewO. Früher gab es jeden Monat für die Fahrt zur Schule Wertmarken, heute gibt es die polygo-Chipkarte des VVS.
Im Sekretariat: Wir haben stets mit der technischen Entwicklung Schritt gehalten und heute ein modernes, gut ausgestattetes Büro. Viele Veränderungen haben sich positiv auf den Arbeitsablauf ausgewirkt, wie z. B. die Entlastung von Routinetätigkeiten durch den PC. Die E-Mail ersetzt oft das Telefonieren und das Briefeschreiben. Viele Formulare müssen nicht mehr gelagert und mit der Schreibmaschine ausgefüllt werden. Es gibt Farbdrucker und leistungsfähige Kopierer. Anfangs stand nur ein großes Kopiergerät im 1. Stock, das von Lehrern und dem Sekretariat genutzt wurde.
Meine Sicht auf diesen Wandel ist die, dass wir mit der Entwicklung Schritt halten müssen, deshalb sind Veränderungen wichtig.
Es gab und gibt aber auch Entwicklungen, die man zwar nicht immer aufhalten kann, die aber durchaus kritisch hinterfragt werden müssen. Die sozialen Netzwerke wie Facebook und Twitter und sowie allgemein das Internet beanspruchen permanente Aufmerksamkeit. Deshalb ist es wichtig, sie als Hilfsmittel zu sehen und nicht nur virtuelle Kommunikation, sondern auch Unterhaltungen in der realen Welt zu führen. Es besteht meiner Ansicht nach die Gefahr, dass man das Haus nicht mehr verlässt und die reale Welt vernachlässigt. Anzeichen dafür nehme ich auch in meinem Arbeitsalltag wahr.
Wenn Sie entscheiden dürften, was würden Sie am Schulalltag ändern?
Die Zusammenarbeit im Schulalltag läuft sehr gut. Für den Bereich des Sekretariats ist es uns wichtig, dass die Abläufe reibungslos funktionieren und die Arbeit effizient erledigt wird. Wir versuchen ständig Abläufe zu verbessern. Diesbezüglich arbeiten wir sehr gut mit der Schulleitung zusammen.
Was war Ihr schönstes Erlebnis an unserer Schule?
Im Jahr 2009 gab es z. B. eine Revival Party, zu der Schüler der Jahrgänge 1968 - 1998 eingeladen waren. Es war schön, nach langer Zeit einmal wieder mit ehemaligen Klassenkameraden zu plaudern, die man viele Jahre nicht mehr gesehen hatte. Dann waren da die Abendveranstaltungen mit Uli Keuler und anderen Künstlern, die Aufführungen der Theatergruppe mit Schülern der ASS und der Bodelschwinghschule, Ausstellungen mit namhaften Künstlern in der Galerie der ASS (GASS), die gemeinsamen Ausflüge und Wanderungen mit den Lehrern oder kürzlich die Feierabendtour mit den Kanadiern in den Esslinger Kanälen.
Was macht Ihrer Meinung nach die ASS zu einer besonderen Schule, an der man sich als Schüler anmelden sollte?
Die Schule bietet den Schülern in fachlicher, kultureller und sportlicher Hinsicht sehr viel. Das sieht man auch, wenn man sich unsere neu gestaltete Homepage ansieht. Die an der Schule erlernten kaufmännischen Kenntnisse und Fähigkeiten erleichtern nicht nur den Berufseinstieg, sondern sind im täglichen Leben im Umgang mit Geld und Finanzen sehr hilfreich und wichtig.
Außerdem wird die Schule sehr gut geführt. Herr Gundelsweiler nimmt sich für jedes Anliegen Zeit und hat immer ein offenes Ohr. Es herrscht ein respektvoller und würdevoller Umgang miteinander – wir haben eine Gemeinschaft, in der man sich wohlfühlt. Man erkennt das z. B. daran, dass Schüler immer wieder ins Sekretariat kommen, um sich für die Unterstützung zu bedanken.
Hierfür hat Herr Blodau, der ehemalige Schulleiter, den Grundstein gelegt, indem er die Jufiassco, die GASS, den Förderverein und das Theaterprojekt mit der Bodelschwinghschule auf den Weg brachte.
Wie sehen Sie die Zukunft unserer Schule?
Ich sehe die Zukunft der Schule sehr positiv. Durch den Neubau wird die Schule in Bezug auf die Räumlichkeiten und die Ausstattung hinzugewinnen. Sie ist auf Veränderungen im Bereich der Digitalisierung gut vorbereitet. Es wird neue Ausbildungsberufe geben, wie z. B. Kaufmann/-frau im E-Commerce und auch die Arbeitsabläufe im Sekretariat werden sich weiter verändern.
In zwei Jahren dürfen Sie in den Ruhestand gehen. Was sind Ihre Pläne für diese Zeit?
Es gibt sicherlich neue Aufgaben und Aktivitäten, die ich ausprobieren möchte. Ich plane allerdings nicht groß. Wichtig für mich sind meine Familie und Freunde und vor allem, dass ich bis dahin gesund bleibe und Kraft und Freude für die Aktivitäten habe, die ich bereits bisher als Ausgleich zu meiner beruflichen Tätigkeit ausgeübt habe.
Frau Vix, ich danke Ihnen für das Gespräch.
Die Fragen stellte DANIEL SCHWEIKER.